3 points clés pour manager les équipes en télétravail

Fixez de nouvelles règles de travail

Comparé à un rythme sur le lieu de travail, le télétravail demande une autre organisation pour tout le monde. Que ce soit pour les managers ou pour les équipes, il faut se fixer de nouveaux repères ou ajuster ceux déjà existants. Si vous avez l'habitude de réaliser un point en équipe en fin de semaine : maintenez-le en visioconférence ! Cela permet de garder un repère pour tout le monde. 

Le contact étant moins facile, le suivi et reporting de la journée et de la semaine sont une possibilité pour réaliser des ajustements dans les futures tâches et entretenir le relationnel.

Facilitez la collaboration grâce à des outils digitaux

Actuellement, de nombreux outils existent afin de maintenir la collaboration entre les membres de l'équipe par messages textuels ou par conférences vidéo (Slack, Discord, Skype...). A vous de trouver les solutions qui vous correspondent le mieux en les faisant tester par vos équipes !

Afin de faciliter la coordination et les points de situation pendant un projet, l'agenda électronique partagé sera également le meilleur ami de tout le monde !

Le fonctionnement de l'entreprise en télétravail peut être  quelque peu décousu ... Pour solutionner cette confusion, la création d'un wiki d'entreprise est idéale (outil collaboratif qui permet à tout le monde d'ajouter, modifier et compléter le contenu). Ce wiki permettra de regrouper différents processus ou fonctionnements de votre entreprise accessibles au groupe.

Notez que ce type d'outils peut avoir son utilité même en temps normal.

Ce n'est pas parce que vos équipes sont en télétravail qu'il ne faut pas maintenir le cap de l'entreprise : au contraire, renforcez-le ! Cela permet de donner le même objectif à chaque membre ! 

Chaque individu n'appréhende pas le télétravail de la même façon : détectez ceux qui performent autant voire plus qu'au bureau et ceux qui ont besoin de plus de temps que d'habitude. Appuyez vous sur les membres les plus à l'aise pour créer des groupes de travail avec les autres. Découpez les missions avec des étapes intermédiaires : il va falloir certes plus de tâches et de pédagogie mais votre objectif sera rempli !

Nous ne le ne répéterons jamais assez, mais la communication est essentielle dans une équipe : entre les membres de l'équipe et également avec les managers ! Pour le travail, le mail et le téléphone sont des incontournables pour tout le monde ! 

D'autres moyens sont aussi à envisager :

• Les messageries privées ou les groupes de projets sur slack ou discord sont aussi à privilégier afin de limiter les conversations pour les personnes non concernées ! 
  
  
• Les visio-conférences ou les streams d'écran peuvent être une excellente façon de faire avancer des projets, aussi bien entre membres de l'équipe qu'avec les clients.
  
  
• Les vocaux en direct sont aussi l'occasion de communiquer de façon plus sympathique et spontanée. 

"La mise en place du télétravail pour les entreprises est de plus en plus fréquente, nous devons donc nous adapter et changer certaines façons de faire.

Manager ses équipes en télétravail c'est surtout adapter des façons de faire déjà existantes, le suivi, la gestion et coordination des différentes missions. La différence c'est que nous n'avons pas les équipes sous la main en permanence pour savoir où elles en sont et ce qu'elles font. Nous utilisons pour cela un planning en ligne, qui permet à la fois de dématérialiser et de permettre à chacun de savoir où en sont les autres.

Le fait d'augmenter le nombre de points, pour un suivi plus régulier, permet aussi de se tenir informé de l'avancement des tâches et pouvoir les adapter plus rapidement à chacun. Cela permet aussi de déceler plus rapidement un blocage sur telle ou telle mission.

Enfin, la mise en place d'outils spécifiques de communication, pour notre part chat et serveur vocal, nous permet à la fois d'augmenter la rapidité des interactions entre chacun mais à la fois de conserver une ambiance et une dynamique d'équipe."

"A mon sens, il faut deux choses :

• Une visibilité accrue et davantage segmentée sur les objectifs individuels et collectifs, avec un peu plus de réunions, en début de semaine, en fin de journée, en fin de semaine, qui vont permettre de pouvoir s'adapter et réagir au mieux. Cela permet aussi de faire des réunions courtes, car dans le format visio-conférence, il y a intérêt à ne pas trop s'étendre : l'attention s'étiole vraiment plus vite.
  
  
• Davantage d'interactions et de travail en équipe c'est motivant. Cela peut se faire via la mise en place de projets partagés, de missions en binôme, et d'outils qui permettent de conserver un contact immédiat avec ses collègues.
  Par exemple, Discord offre un canal audio constant qu'on active avec une touche "push-to-talk" très pratique : pas de pollution audio mais quand quelqu'un a quelque chose à dire il est entendu aussitôt de tous.

Il faut être persévérant, malgré des énoncés pourtant clairs, le télétravail crée parfois des situations d'incompréhension plus difficiles à cerner.

N'hésitez pas, en tant que manager, à impliquer vos collaborateurs en leur expliquant aussi la façon dont vous percevez ou vivez les choses : pourquoi il vous faut un feedback précis, détaillé, fréquent, et surtout d'une rigueur accrue par rapport au travail au bureau.

En conclusion, conserver un contact humain, le plus fréquent et stimulant possible, me paraît vraiment être une des clés les plus importantes. Assurez-vous aussi, pour votre propre planning, de prévoir le fait qu'il vous faudra consacrer plus de temps pour de petits entretiens, débriefs, questions de vos collègues.